Paragraaf 8 - Wet Open Overheid

De Wet Open Overheid (Woo), ingangsdatum 1 mei 2022, legt aan bestuursorganen een aantal verplichtingen op. Eén van deze verplichtingen betreft het geven van een impuls aan openbaarheid door in de begroting aan te geven hoe rekening wordt gehouden met de bepalingen uit de Woo.
Deze paragraaf is de invulling van deze verplichting voor de begroting 2024.

De Wet Open Overheid kent, samengevat, een viertal belangrijke aspecten:
1.    de verplichting voor ieder bestuursorgaan om een Woo-contactfunctionaris aan te wijzen,
2.    verplichtingen gericht op passieve openbaarmaking,
3.    verplichtingen gericht op actieve openbaarmaking en
4.    het op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding.

Het kabinet heeft in de meicirculaire gemeentefonds 2021 zowel incidenteel als structureel budget opgenomen voor de implementatie van de Woo. Ook voor 2024 is budget beschikbaar gesteld.

Dit betreft lopende zaken waar in 2024 geen structurele veranderingen of investeringen te verwachten zijn.

De Woo stelt de verplichting om 11 benoemde informatiecategorieën actief te publiceren. Deze verplichting zal niet voor alle 11 categorieën tegelijk gelden. Over de ingangsdatum – deze wordt bij Koninklijke Besluiten per informatiecategorie genomen - is nog geen zekerheid tijdens het schrijven van deze openbaarheidsparagraaf. De verwachting is dat een enkele van de informatiecategorieën in 2024 gepubliceerd zullen moeten worden. Dit zal investeringen vereisen in software en aanpassingen in werkwijzen en daarmee opleiding en training.

De Woo verplicht dat de digitale informatiehuishouding binnen 8 jaar – vanaf mei 2022 - op orde wordt gebracht. In de Archiefregeling wordt uiteengezet wat een overheidsorgaan moet doen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en houden. De WOO gaat nog een stapje verder. In de WOO staat in artikel 6.2.2 dat er een meerjarenplan moet worden opgesteld om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen. De VNG heeft een meerjarenplan voor gemeenten opgeleverd. Dit meerjarenplan gaat in op de WOO, verplichtingen die vanuit wet- en regelgeving gelden voor gemeenten, de activiteiten van de VNG het gebeid van informatievoorziening op orde en informatie over financiering, planning en governance. Dit plan bevat o.a. een opsomming van eisen die van belang zijn om aan de wet te voldoen, maar geen actieplan. Een dergelijk actieplan hebben wij zelf opgesteld. De uitvoering van de acties in dit plan zal de komende jaren plaatsvinden volgens onderstaande fasering.

De VNG heeft in december 2022 een document uitgebracht “Woo wat moeten we NU”. Daarin worden 7 aandachtspunten benoemd.
Wij hanteren deze punten, zie hieronder, als leidraad voor de prioritering de komende jaren.

1.    Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening: in 2024 is dit één van onze speerpunten.
2.    Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd: dit betreft het tijdig vernietigen van informatie. Op dit gebied zijn we ook nu al actief – in 2024 loopt dit door.
3.    Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering. In 2024 gaan we ons verdiepen in de Capstone methodiek – een methode voor het archiveren van e-mails van sleutelfiguren.
4.    Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten. In 2024 zullen we werken aan implementatie van beleid dat in 2023 wordt opgesteld.
5.    Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld). Een informatiebeheerplan is een levend document. Wij hebben een informatiebeheerplan en zullen dit ook in 2024 blijven uitvoeren en bijwerken.
6.    Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling. We hebben een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en zullen dit ook in 2024 blijven uitbreiden.
7.    Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. Wij hebben het metagegevensschema vastgelegd en zullen dit in 2024 door blijven ontwikkelen om te voldoen aan dan geldende standaarden en ontwikkelingen.